Leasing jest jedną z najczęściej wybieranych form finansowania środków trwałych w firmach. Umożliwia korzystanie z zasobów, takich jak samochody czy sprzęt biurowy, bez konieczności ich natychmiastowego zakupu. Jednak odpowiednie rozliczenie leasingu w firmie może być skomplikowane, szczególnie w kontekście przepisów podatkowych i rachunkowych. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym aspektom związanym z leasingiem w firmie, w tym różnicom między leasingiem operacyjnym a finansowym oraz zasadom ich rozliczania.
Czym jest leasing?
Leasing to forma umowy, w której leasingodawca oddaje leasingobiorcy do dyspozycji określony przedmiot, np. samochód, maszynę lub nieruchomość, w zamian za regularne opłaty zwane ratami leasingowymi. W zależności od rodzaju leasingu, przedsiębiorca może korzystać z tych zasobów na różnych warunkach, a po zakończeniu umowy może mieć możliwość ich wykupu.
Rodzaje leasingu w firmie
W Polsce przedsiębiorcy mają do wyboru dwa główne rodzaje leasingu: leasing operacyjny i leasing finansowy. Oba te modele różnią się nie tylko w kontekście księgowym, ale również pod względem podatkowym.
Leasing operacyjny
Leasing operacyjny jest popularny ze względu na niższe koszty początkowe i prostotę obsługi księgowej. W tym przypadku przedmiot leasingu pozostaje własnością leasingodawcy przez cały okres trwania umowy. Leasingobiorca korzysta z przedmiotu leasingu, ale nie ujmuje go w swoich aktywach.
Raty leasingowe są traktowane jako koszty uzyskania przychodu, co oznacza, że mogą one obniżać podstawę opodatkowania. Na koniec okresu leasingu przedsiębiorca ma zazwyczaj możliwość wykupu przedmiotu leasingu po z góry ustalonej wartości.
Leasing finansowy
Leasing finansowy jest bardziej zbliżony do zakupu na raty. W tym przypadku przedmiot leasingu jest zaliczany do aktywów firmy leasingobiorcy, co oznacza, że należy go amortyzować. Wartość przedmiotu leasingu jest rozliczana w księgach rachunkowych jako aktywa trwałe.
W przeciwieństwie do leasingu operacyjnego, w leasingu finansowym raty leasingowe nie są w całości uznawane za koszt uzyskania przychodu. Kosztem uzyskania przychodu jest jedynie część odsetkowa raty oraz odpisy amortyzacyjne.
Jak rozliczać leasing finansowy?
W leasingu finansowym przedsiębiorca musi traktować przedmiot leasingu jako własność i wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Oto najważniejsze zasady dotyczące rozliczania leasingu finansowego:
- Amortyzacja przedmiotu leasingu – przedmiot leasingu wprowadzany jest do ewidencji środków trwałych i podlega amortyzacji, zgodnie z przewidzianymi dla danego rodzaju środka stawkami amortyzacyjnymi.
- Część odsetkowa jako koszt – w leasingu finansowym kosztem uzyskania przychodu jest jedynie część odsetkowa raty leasingowej oraz odpisy amortyzacyjne.
- VAT na początku umowy – w przeciwieństwie do leasingu operacyjnego, VAT jest naliczany z góry za całą wartość leasingu, co wymaga jednorazowego rozliczenia dużej kwoty podatku na początku umowy.
- Własność po zakończeniu umowy – po spłaceniu wszystkich rat leasingowych, przedmiot leasingu automatycznie staje się własnością leasingobiorcy.
Leasing a koszty uzyskania przychodu
Kluczowym aspektem przy wyborze odpowiedniego rodzaju leasingu są korzyści podatkowe. W leasingu operacyjnym pełna kwota raty leasingowej może być uznana za koszt uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania. W leasingu finansowym korzyści podatkowe wynikają z możliwości amortyzacji przedmiotu leasingu oraz rozliczania części odsetkowej raty leasingowej jako kosztu.
Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczania leasingu?
Rozliczanie leasingu w firmie wymaga odpowiedniej dokumentacji. Oto najważniejsze dokumenty, które będą niezbędne:
- Umowa leasingowa – zawiera kluczowe informacje dotyczące przedmiotu leasingu, warunków umowy oraz harmonogramu płatności.
- Faktury VAT za raty leasingowe – są podstawą do rozliczenia podatku VAT oraz kosztów uzyskania przychodu.
- Ewidencja środków trwałych (w przypadku leasingu finansowego) – konieczna do amortyzacji przedmiotu leasingu.
Podsumowanie
Rozliczanie leasingu w firmie wymaga odpowiedniego podejścia zarówno pod kątem księgowym, jak i podatkowym. Wybór między leasingiem operacyjnym a finansowym zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy oraz strategii podatkowej. Leasing operacyjny oferuje prostsze rozliczenia i większą elastyczność, natomiast leasing finansowy wiąże się z amortyzacją przedmiotu, ale może być korzystny dla firm, które planują długoterminowe użytkowanie przedmiotu leasingu. W każdym przypadku warto skonsultować się z księgowym, aby wybrać najlepszą formę leasingu dla swojej firmy.
Sprawdź nasze biuro rachunkowe Luboń